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El ciclo de cobros y pagos

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Mientras la mayor parte de los empleados de las empresas están luchando decididamente por cumplir sus presupuestos anuales y conseguir así sus bonus hay un pequeño grupo de empleados que están ya trabajando para definir los presupuestos del próximo año.

Cuando esos presupuestos se trasladen a los diferentes departamentos, todo el mundo protestará. Protestarán los de recursos humanos, los de compras, los de almacén, los de márketing, los de producción y los de administración. Pero, sobre todo, protestarán los del área comercial. Darán mil argumentos para intentar reducir sus presupuestos y, en definitiva, la presión en su puesto de trabajo.

Todos los empleados deben ser conscientes de su enorme importancia en la cadena de generación de valor de su empresa. El trabajo que se espera de ellos estará en consonancia con los objetivos de la empresa, al igual que la presión que tienen que soportar. Ajustar y coordinar esos esfuerzos no es fácil, pero forma parte inseparable del cargo de gerente.

Todo el mundo sabe que los presupuestos son de obligado cumplimiento. Si preguntásemos a los empleados de las áreas comercial, compras y almacén sobre qué necesitan para cumplir con ellos nos encontraríamos con las siguientes respuestas:

  • ÁREA COMERCIAL: “Necesitamos salir con precios muy ajustados (poco margen) y darle al cliente mucho plazo para pagar. Así saldremos al mercado con muy buenas condiciones”.
  • ÁREA COMPRAS: “Para obtener buenos precios de nuestros proveedores necesitamos comprar mucha cantidad y variedad, así como pagar muy pronto”
  • ÁREA ALMACÉN: “Para poder dar respuesta inmediata a los pedidos de clientes debemos tener elevados stocks y de todas las variedades posibles”

¿Conocéis el juego donde dos equipos se ponen cada uno de ellos a un lado de una cuerda y tiran de ella para intentar acercar al contrario a su posición? Pues las tres áreas (comercial, compras y almacén) están tirando del mismo lado de la cuerda. Es posible que no sean muy conscientes del impacto económico que sus deseos pueden provocar en la empresa, pero puede y debe cuantificarse y darles a conocer cómo afectan a la cuenta de resultados.

¿Y quién tira del otro lado? Pues claramente debe hacerlo Gerencia a través de su mano derecha: el director financiero. Dirección Financiera tendrá perfectamente definidas las Necesidades Operativas Financieras (NOFs) y la duración del ciclo de explotación de la empresa basados en los períodos medios de cobro, pago y almacenaje. Darles a conocer a esas tres áreas los datos de cómo impacta en la cuenta de resultados la duración del ciclo de explotación y su coste financiero hará que se comprenda la necesidad de disminuir esas NOFs. Incluso puede presupuestarse la disminución de determinados períodos medios.

Recordamos la fórmula de cálculo de los períodos medios:

Período medio cobro a clientes: (Saldo medio clientes)/Ventas x 365

Período medio pago a proveedores: (Saldo medio proveedores)/Compras x 365

Período medio almacenaje: (Saldo medio existencias)/(Consumo ) x 365

Nuestro ciclo de explotación vendrá compuesto por los días que las existencias permanecen de media en nuestro almacén + los días de media que financiamos a nuestros clientes. Todos esos días hay que financiarlos y se mitigan con los días que nuestros proveedores nos financian.

Al final, esos días se traducen en dinero. Por eso hay que tirar de la cuerda en el sentido contrario y hacer comprender a nuestros departamentos la importancia de mantener la tensión adecuada que nos haga cumplir con los presupuestos y, por ende, con los objetivos de la empresa se ha marcado.

 

Rafael Cantueso

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